Volles Vertrauen in die IT?

Die Euro Vital Pharma GmbH ist Marktführer für Handelsmarken im Bereich Consumer Healthcare in Deutschland. Das in Hamburg ansässige Unternehmen baut dabei auf seine 25-jährige Erfahrung in der Branche auf. EVP gehörte zur Aenova Group, einem der weltweit führenden Unternehmen der Pharma- und Healthcare-Branche. Dann wurde EVP von der Capiton AG übernommen. Durch den Eigentümerwechsel und das Heraustrennen von EVP aus den bestehenden Unternehmensstrukturen der Aenova Group war die Durchführung eines Carve-outs nötig.

Bei einem Carve-out sind eine Vielzahl hochspezialisierter Dienstleister aus den Bereichen Finanzen, Recht und IT involviert. Durch die Steuerung der unterschiedlichen Experten können in einem neu zu strukturierenden Unternehmen wie EVP daher hohe Transaktionskosten entstehen. Denn Informationen müssen verteilt, Entscheidungen getroffen und Ergebnisse kontrolliert werden. Insbesondere bei Missverständnissen oder Konflikten zwischen Auftraggeber und Dienstleister steigen die Transaktionskosten erheblich.

Kurz nach dem Start des IT-Carve-outs traten bei EVP die ersten Probleme im Umgang mit dem beauftragten IT-Dienstleister auf. Bei einem Teilprojekt des IT-Carve-outs - der Implementierung eines neuen Telefonie-Konzepts - kam es zu gravierenden Komplikationen. Es begann damit, dass die Anforderungen von EVP nicht richtig aufgenommen wurden, es zu Ausfällen kam und bei Anrufen sämtliche Telefone klingelten und nicht nur das des Empfängers. Das führte soweit, dass EVP sich gezwungen sah die neu eingeführte Telefonanlage komplett zurückzubauen und die alte wieder zu implementieren. Auch andere Aufgaben beim IT-Carve-out wurden nur schlecht oder gar nicht zu Ende gebracht.

Diese Probleme und die mangelnde Dienstleistungsmentalität führte zum Vertrauensverlust von EVP in den IT-Dienstleister und die Zusammenarbeit wurde beendet. Die Herausforderung war nun einen neuen Dienstleister zu finden, der das Projekt verantwortungsbewusst übernehmen kann und trotz harter Deadlines zu einem Erfolg führt.

IT ist unternehmenskritisch. Wenn sie nicht funktioniert, werden Betriebsabläufe massiv gestört. Das gilt es bei einem Carve-out zu vermeiden. Für unseren Kunden EVP hatte daher höchste Priorität, dass die Mitarbeiter umgehend wieder arbeitsfähig sind. Das konnten wir mit unserem Lösungskonzept gewährleisten und haben den Zuschlag bekommen. Dabei haben wir drei Erfolgsfaktoren identifiziert, die den IT-Carve-out am Ende für EVP doch noch zu einem Erfolg gemacht haben.

Als erste Maßnahme führten wir eine Bestandsaufnahme durch und analysierten die Situation vor Ort. Bei der Übernahme des Mandats hat es uns geholfen, dass wir die Anforderungen und den Status Quo im Projekt gut über ein gepflegtes Ticketsystem nachverfolgen konnten, da so eine ordnungsgemäße Dokumentation der Maßnahmen und Anforderungen gewährleistet war. Zudem haben wir die Anforderungen in persönlichen Gesprächen mit Mitarbeitern und Verantwortlichen beim Kunden vor Ort vorgenommen.

Microsoft 365

Fehler in der IT-Infrastruktur wurden daraufhin umgehend behoben, sodass die Mitarbeiter in kürzester Zeit wieder voll arbeitsfähig waren. Bei der Umsezung haben wir unternehmerisch für unseren Kunden gedacht. So konnte EVP beispielsweise für die Office-Software Microsoft 365 über 680 € im Monat an Lizenzkosten sparen, ohne dass der benötigte Funktionsumfang eingeschränkt wurde.

Starface

Da EVP durch die Probleme mit dem vorigen Dienstleister die alte Telefonanlage wieder in Betrieb genommen hatte, musste zunächst eine neue Lösung gefunden werden. Dazu haben wir EVP intensiv beraten und von der VoIP-Lösung Starface überzeugt. Mit dem neuen Telefonie-Konzept ist moderne, zukunftssichere und vor allem unkomplizierte Kommunikation möglich. Es kann über alle Devices - von Tischtelefon über Smartphone und Computer - telefoniert werden und es klingelt nur da, wo es auch soll.

Der zeitliche Rahmen ist bei IT Carve Outs ein kritischer Faktor für den Projekterfolg. Verzögerungen im Projekt können eine Kettenreaktion auslösen und massive Kosten verursachen. Im Worst Case steht ein Unternehmen wie EVP dann nach der Trennung vom Mutterkonzern ohne IT da.

Dementsprechend haben wir die Infrastruktur von EVP schnellstmöglich auf unsere Struktur umgezogen. Ohne Dopplungen und Verzug konnten so hohe Mehrkosten eingespart werden. Die Inbetriebnahme der neu aufgestellten IT-Landschaft erfolgte außerhalb der regulären Geschäftszeiten. Die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter wurde in kürzester Zeit wiederhergestellt, sodass der Umzug der IT im Tagesgeschäft von EVP gar nicht auffiel.

EVP war es ursprünglich wichtig, dass der IT-Dienstleister aus der Region kommt. Zwischen Hamburg und Wuppertal liegen jedoch einige Kilometer. Doch auch ohne räumliche Nähe konnten wir durch unseren erstklassigen Support eine enge Beziehung zum Kunden schaffen. Denn wir garantieren bei all unseren Projekten eine persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner. Dadurch können wir jederzeit auf Kundenwünsche reagieren und eine gute Zusammenarbeit auf Augenhöhe garantieren.

Für Thomas Iwanski - Head of Finance & Controlling bei Euro Vital Pharma - ist die "Zusammenarbeit mit BUCS IT wie mit einem zuverlässigen IT-Mitarbeiter, der proaktiv handelt und transparent kommuniziert". Für das Projekt war entscheidend, dass wir die volle Verantwortung für die technische Abwicklung des Carve-outs übernommen haben und darauf aufbauend Empfehlungen für die zukünftige Ausrichtung der IT gegeben haben. So konnten wir die Führungskräfte bei EVP in jeder Phase des Projekts entscheidungsfähig machen.

IT-Carve-outs können Änderungen für die Anwender mit sich bringen. Darum haben wir Wert darauf gelegt den Mitarbeitern das nötige Wissen zu vermitteln, um jederzeit arbeits- und handlungsfähig zu sein.

Das neue Office-Paket Microsoft 365 wurde mit Handouts und Schulungen eingeführt und auch der Umgang mit der neuen Telefonanlage wurde mithilfe von Workshops erklärt. Zusätzlich wurden alle Anleitungen und HowTos für die Endnutzer bei EVP abgelegt.

Zusammen mit unserem Kunden EVP konnten wir den Turnaround im Carve-out-Projekt erfolgreich meistern. Die IT wurde trotz des engen Zeitplans fristgerecht aus dem abgebenden Konzern getrennt und in die neue Unternehmensstruktur integriert.

Der Kunde war mit der erfolgreichen Projektumsetzung so zufrieden, dass wir die IT-Betriebsverantwortung auch nach dem Carve-out übernommen haben.