Gesetzliche Pflichten bei der E-Mail Archivierung

GoBD zwingt auch den Mittelstand zu einer systematischen Aufbewahrung von elektronischen, buchungsrelevanten Daten. Die gesetzliche Übergangsfrist endet am 31.12.2016. Hier finden Sie die wichtigsten Änderungen.

In der heutigen Zeit werden immer mehr steuerrelevante Inhalte via E-Mail ausgetauscht. Diese Veränderung hat auch der Gesetzgeber erkannt. Das Finanzministerium hat in diesem Kontext Vorgaben für die gesetzeskonforme Archivierung von steuerrelevanten Daten in Unternehmen definiert. Mit dem Schreiben „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das Bundesministerium für Finanzen diese bereits 2014 veröffentlicht. 

Bis zum 31.12.2016 galt eine Einführungsschonfrist für Unternehmen. Ab dem 01.01.2017 gilt das Gesetz für alle Unternehmen.

Worauf muss Ihr Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung achten?

Das Thema ist komplex. Schon das 37 Seitige Dokument des Ministeriums bereitet wenig Lesevergnügen. Für eine Rechtsberatung gibt es Anwaltskanzleien, die sich auf dieses Thema spezialisiert haben. Wir dürfen diese nicht bieten.

Für einen praktischen Überblick empfehlen wir Ihnen die Lektüre „E-Mails und GoBD - 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“. Der Digitalverbund Bitkom hat dort die wichtigsten Informationen zur Archivierung von E-Mails in Unternehmen zusammengefasst und erklärt.

Welche E-Mail Archivierungslösungen gibt es?

Um die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen, gibt es bereits verschiedene Softwarelösungen, die den Übergang für Unternehmen einfach realisierbar machen. Ein beliebte und funktionierende Lösungen ist MailStore. Diese Lösung erfüllt die rechtlichen Anforderungen zuverlässig. Revisionsichere E-Mail Archivierung mit MailStore ist sowohl auf selbstbetriebenen Servern, als auch zentralisiert in einer Cloud möglich. MailStore ist für Exchange entwickelt worden. Da wir auch Partner von Tobit sind, hat unsere Softwareentwicklung eine Lösung entwickelt, um auch Tobit David Nutzern die Vorteile von MailStore zu ermöglichen.

Sollten Sie Fragen zu Ihren Möglichkeiten haben, nehmen Sie Kontakt zu uns auf. 

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Stefanie
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