Excel ist keine Angebots-Software

Professioneller Vertrieb kann mit Excel nicht funktionieren

Jetzt ist es tatsächlich passiert. Uwe hat bekannt gegeben in Rente zu gehen. Und diesmal zieht er es wirklich durch. Im nächsten Jahr stehen Sie also ohne Ihren wichtigsten vertrieblichen Mitarbeiter dar. Uwe ist das Mastermind hinter den Excel-Tabellen mit denen Sie gerade die Angebote für Ihre Kunden fertig machen. Außer ihm blickt keiner mehr durch den bunten Zeilen-Dschungel aus Pivot-Tabellen und VBScripts. Bislang ist das immer noch halbwegs gut gegangen. Uwe hat immer dafür gesorgt, dass der Kunde am Ende zu einem Preis für sein individuelles Produkt gekommen ist. Doch bald müssen die Angebote ohne Uwes Hilfe erstellt werden. Und damit kommen die Probleme ans Tageslicht:

  • Was passiert, wenn das Gewirr aus Formeln nicht mehr funktioniert?
  • Was passiert, wenn neue Abhängigkeiten in der Preisfindung dazukommen?
  • Wie pflegen wir das Excel-Monster oder updaten es?
  • Wer arbeitet neue Vertriebsmitarbeiter ein? Und wie lange dauert das im Schnitt?

Sie sind nicht der einzige mit dem "Excel-Problem"

Excel befindet sich auf jedem Firmenrechner und die Grundlagen sind schnell erlernt. Da liegt es nahe, dass es in jedem Unternehmen findige Mitarbeiter gibt, die anfangen komplexe Kalkulationen in Excel abzubilden, um damit verschiedene regelmäßige Aufgaben zu lösen. An der Motivation aus Excel problemlösende Software zu machen ist nichts falsch - es ist aber ein Problem Excel als Tool für diese Zwecke zu benutzen. Keine seriöse Organisation kann auf Basis von Excel effektive, komplexe und skalierbare Software entwickeln.

Kommt Ihnen das aus Ihrem Vertrieb bekannt vor?

Es ist ein typischer Use Case: Vertriebsabteilungen versuchen häufig Angebotsprozesse (inklusive komplexer Abhängigkeiten) mit Excel abzubilden. Optisch wirkt das auf den Betrachter in der Regel einschüchternd. Als Insellösung funktioniert die Excel meist "ok" und wird von der Person betrieben, die sie auch geschaffen hat: Uwe. Sie erinnern sich.

Mit dieser Excel hat Uwe allerdings vor einigen Jahren ein Monster geschaffen. Vermutlich gibt es mittlerweile schon hunderte Versionen. Niemand weiß mehr genau was die Excel tut, wie man sie pflegt bzw. updatet (ohne alles kaputt zu machen) oder wie viele Kopien von ihr im Umlauf sind. Per E-Mail wird sie in der Abteilung geteilt, häufig mit der Anmerkung: "Wenn du fertig bist, schick mir doch bitte die angepasste Datei zurück" - Ein weiterer Klon ist geboren.

Bündeln sie Uwes Know How in echter Angebots-Software

In diesem Durcheinander hat Uwe jetzt auch noch entschieden sich in den Ruhestand zu verabschieden. Und Sie mit dem Monster allein zulassen. Eventuell sind Sie aber auch schon ohne diesen Umstand zu dem Entschluss gekommen, dass Sie eine Lösung für Ihren unflexiblen und wenig zukunftssicheren Status Quo brauchen. Nämlich echte Angebots-Software, die das Know-How von Uwe an einem zentralen Ort für alle Vertriebsmitarbeiter zur Verfügung stellt. Wenn eine solche Excel bislang in Ihrem Unternehmen notwendig war, um einen Preis zu kalkulieren, ein Angebot zu erstellen oder ein besseres Produkt für Ihren Kunden zu finden, ist der Produktkonfigurator die passende Software für Sie.

Warum ein Produktkonfigurator die richtige Lösung ist

Excel wurde für die Kalkulation erschaffen. Aber bei der Erstellung eines Angebots geht es um mehr, als nur darum einen Preis zu generieren. Ihrer Excel-Lösung fehlen Workflows, eine solide Datenorganisation und die Möglichkeit verschiedene Nutzer und Rollen zu managen. Wenn Ihr Unternehmen also komplexe Produkte verkauft und Sie versuchen mehr Angebote für mehr Kunden zu generieren, kann Excel als pseudo Angebots-Software Ihren Ansprüchen nicht gerecht werden.

Ein Produktkonfigurator bündelt das Know-How von Uwe in einer zentralen Plattform und beschleunigt die Angebotserstellung enorm. Ihre Vertriebsmannschaft wird entlastet, neue Mitarbeiter können schnell in die neue Software eingearbeitet werden und Sie können Uwe beruhigt in den Ruhestand ziehen lassen.

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Philipp
Kreutzer
Teamleiter Entwicklung 0202 / 94 79 6 -244 p.kreutzer@bucs-it.de
Jan-Micha Mülnikel 27.02.2020 allgemein