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Wie Sie mit dem Microsoft Planner Projekte in Kanban managen

Wissen Sie, wie man mit Microsoft Planner Projekte mit dem Kanban-Board managt? Der Collaboration-Spezialist Kevin Steinmetz vom BUCS Breakfast Club verrät die Antwort! Hier erfahren Sie, wie Kanban Ihnen bei Ihrem agilen Projektmanagement unterstützt und wie Sie diese clevere Methode erfolgreich im Planner anwenden!

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Nichts visualisiert anstehende Projekte so einfach wie Kanban. Das Werkzeug für den „kontinuierlicher Wandel zum Besseren“ in Kombination mit Microsoft Planner ist eine wirkungsvolle Methode, um To-dos und Aufgaben aller Art zu visualisieren. Wer dieses Tool für sich nutzen möchte, sollte sich zuerst einmal Planner und die Prinzipien und Praktiken von Kanban ansehen.

Kanban basiert auf der gleichnamigen japanischen Produktionsmethode, die in den 40er Jahren des 20. Jahrhunderts erfolgreich bei Toyota in der Automobilfertigung eingesetzt wurde. Die für Produktionssteuerung entwickelte Methode wurde mittlerweile erfolgreich auf den Business- und Wissensbereich übertragen. Fällt der Name Kanban, denken viele Leute an Aufgabenkärtchen beziehungsweise an ein Visualisierungsboard. Doch hinter dem Werkzeug steckt noch viel mehr, wenn es mit Microsoft Planner genutzt wird. Als digitales Board erlaubt es den Aufbau einer visuellen Übersicht über Aufgaben. Aufgabenkärtchen lassen sich wie digitale Post-its abheften und durch Anklicken pflegen: etwa mittels Titel oder der Zuordnung, wer eine Aufgabe bearbeitet, nach Status oder nach Dringlichkeitsdaten. Auch die Unterteilung in kleinere Elemente in Form einer Checkliste ist möglich. Anlagen können hinzugefügt werden, ebenso Kommentare und Statusänderungen, die für alle Teilnehmer einsehbar sind. Jeder, der dieser Aufgabenkarte als Beteiligter zugeordnet ist, bekommt so verlässlich eine Mail und wird über den aktuellen Status benachrichtigt.

Kanban bietet also eine schnelle, visuelle Übersicht über zu schaffende Aufgaben bis hin zur Erledigung. Die To-dos wandern per Drag-and-drop von einem Feld in das nächste. So ist das Team immer über den Status am Laufenden. Vor allem sehen Sie auf diese Weise, wo es Probleme gibt, die durch Kommentare gut kommuniziert werden können.

Auswertung inklusive

Der Planner erlaubt es zudem, sich eine kleine Auswertung anzusehen. Sie erkennen damit relativ einfach, welche Aufgaben welchen Status haben, wie viel sich in den verschiedenen Buckets befinden, ob es Verspätungen gibt und wie sich die Arbeit auf die einzelnen Teams verteilt. Das Tool ist hier zwar sehr einfach gehalten und präsentiert nur die grundlegenden Auswertungen, diese sind aber dennoch eine wertvolle Hilfe bei der Bewältigung eines Projekts. Planner erlaubt auch die Sicht im Kalender. Es handelt sich dabei um einen losgelösten Kalender, der nicht in Outlook integriert ist und nur im Planner anzeigt. Er bietet dennoch eine sehr gute Übersicht, wie sich die Aufgaben zeitlich verteilen und was wann fällig beziehungsweise bei roter Kennzeichnung überfällig ist. Auf Wunsch kann das Ganze auch als Kalender-Feed veröffentlicht und in Outlook angezeigt werden.

Filter für mehr Übersichtlichkeit

Eine besonders hilfreiche Komfortfunktion ist die Filterung durch die Vergabe von Kategorien. Mögliche Kategorisierungen sind etwa Kunden- und Produktnamen mit Filterung nach Freitext. Die Filter beantworten aber noch viele weitere wichtige Fragen: etwa, ob Aufgaben verspätet sind oder was heute und morgen ansteht. Das schafft auf einfache Weise einen guten Überblick. So können Sie sich Übersichten bauen, die sich nur auf einen selbst beziehen oder auf das ganze Team, falls Sie Projektmanager sind. Der große Vorteil: Kanban ist ein sehr einfaches Tool, das wenig Wissen erfordert, um damit loslegen zu können.

Es bietet aber noch einen weiteren Plus, findet Kevin: „Viel wichtiger bei Kanban ist, dass ich eine gewisse Kultur lebe und dass ich sehr viel über mein Unternehmen und meine Prozesse, die ich damit unterstütze, weiß. Kanban bringt keinen Prozess mit, sondern baut auf bestehenden Prozessen auf, also auf dem auf, was gerade da ist.“ Das Ziel der Visualisierung sei immer der kontinuierliche Wandel zum Besseren: „Wir optimieren, verbessern und verfeinern, bis der Arbeitsflow optimal profitiert.“

Kanban basiert auf vier Prinzipien

Es gibt vier Prinzipien, die das evolutionäre Change Management in einer Organisation fördern:

1. Prinzip: dort starten, wo man aktuell steht!
Das verschafft die wichtige „Bodenhaftung“, die jedes Projekt braucht, damit es erfolgreich läuft.

2. Prinzip: inkrementelle, evolutionäre Veränderungen verfolgen!
Nicht alles muss verändert werden. Veränderung nur um der Veränderung willen schafft Nachteile.

3. Prinzip: vorhandene Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten respektieren!
 Kanban bringt keine neuen Rollen oder ein neues Team in ein Projekt, sondern verwendet das, was schon da ist!

4. Prinzip: Führungsverantwortung!
Jeder einzelne Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dass ein Projekt zum Erfolg wird.

Was bedeutet das für die Praxis?

„You can only understand what you can model.“: Dieser Grundgedanke von Peter Drucker, dem Pionierdenker modernen Managements, zeigt sehr anschaulich, wie Kaban in der Praxis funktioniert. Dabei lassen sich folgende Schwerpunkte unterscheiden:

1. Einen Prozess darstellen

Die Visualisierung erfolgt durch das Kanban-Board und die Darstellung in Buckets, die die Phasen der Projektabwicklung darstellen. So können Sie zum Beispiel verstehen, wo es gerade hakt, wenn es in einem Prozess ein Problem gibt.

2. Eine Gesamtaufgabe zerlegen

Jede Teilaufgabe ist in Kaban ein separates Element beziehungsweise Karte. So wird eine Gesamtaufgabe viel fassbarer.

3. Den Überblick behalten

Ein Board sorgt für die nötige Transparenz und dient zugleich als Diskussionsgrundlage. So wissen Sie, was jeder macht, in welcher Phase sich jede Aufgabe befindet und Sie sehen stets den aktuellen Status. Auch Feedback lässt sich auf diese Weise visualisieren. Kevins Erfahrung: „Das Team arbeitet so viel effizienter, weil es nicht mehr den klassischen Projektleiter gibt. Es kann sich sehr viel besser intern abstimmen.“

4. Einen Aufgabenfluss etablieren

Die Etablierung eines Aufgabenflusses ist das Ziel von Kaban:

  1. Ein bestehender Prozess wird damit sukzessive optimiert

  2. Bottlenecks lassen sich über die Visualisierung identifizieren. Ein Verbesserungspotenzial besteht immer dort, wo der Aufgabenfluss gestört ist. So können Sie herausfinden, ob es an Ressourcen und Informationen mangelt oder ob etwa Aufgaben in Postfächern auf Nimmerwiedersehen verschwinden.

  3. Die Performance bleibt stets im Blick, denn Kanban erleichtert den Überblick über klassische Kennzahlen wie Durchsatz, Durchlaufzeit und Kapazitätsauslastung.

  4. Prioritäten lassen sich einfach steuern, indem Aufgaben mit hohen Auswirkungen, Kosten oder Risiken vorgereiht werden. Die Aufgabenkarte erlaubt die Festlegung von Prioritäten.

  5. Die aktuell laufenden Arbeiten werden begrenzt (Work-In-Progress-Limit - WIP). Eine Phase kann nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben umfassen, was laut Kevin besonders wichtig ist, denn „Der Mensch kann in einer gewissen Zeit nicht beliebig viele Aufgaben abarbeiten. Das heißt: Multitasking ist ein Feind. Zu viele begonnene Aufgaben führen dazu, dass wir den Fokus verlieren.“ Daher ist eine abgeschlossene Aufgabe in Kanban viel mehr wert als eine begonnene Aufgabe.

  6. Kanban ist ein Werkzeug für die Etablierung von Prozessregeln. Begriffsdefinitionen, die Erklärung der Bedeutungen von Buckets und die Formulierung von Bearbeitungsrichtlinien schaffen Verständnis. Hier geht es zum Beispiel um eine Regel, wann genau eine Aufgabe als „done“ gekennzeichnet wird oder welcher Mitarbeiter zuständig ist. Das ist gerade dann wichtig, wenn Sie remote arbeiten. Dabei sollten alle beteiligten Mitarbeiter einbezogen werden, denn Regeln zu formulieren, an die sich niemand hält, bringt nichts. „Nur so werden die Prozessregeln gelebt. Sonst bleiben sie Papiertiger, die keinen Nutzen entfalten“, warnt Kevin.

  7. Das erlaubt eine objektive Bewertung, denn Fehler können anhand der Regeln bewertet werden. Diese Vorgangsweise ist wichtig für eine gute Feedback-Kultur ohne Fingerpointing, um Regeln zu überdenken oder individuell zu justieren.

Kevins Kanban-Fazit:

Wer mit Kanban arbeitet, sollte sich an Laurence Johnston Peters Ratschlag orientieren: „Fehler vermeidet man, indem man Erfahrung sammelt. Erfahrung sammelt man, indem man Fehler macht.“ Wichtig ist der Do it! Gedanke. Sie sollten nicht von Anfang an alles perfekt machen wollen, sondern darauf vertrauen, im Prozess zu lernen. Sich erst einmal in Kürze einzulesen, entspricht dem Kanban-Gedanken. Mein Rat: Machen Sie einfach, fangen Sie jetzt an und visualisieren Sie, was im Team passiert! Denn schlussendlich ist es im Prozess immer der Mensch, der diesen erst zum Leben erweckt. Feedback ist überaus wertvoll und der Schlüssel zur laufenden Verbesserung des Status Quo. Ein regelmäßiger Austausch ermöglicht rasches Reagieren und Anpassen. Nehmen Sie den Planner, visualisieren Sie Ihren Arbeitsprozess und verändern Sie ihn kontinuierlich zu etwas Bessern!

Als Tipp zum Weiterlesen empfehle ich Ihnen Steinmetz „Kanban: Evolutionäres Change Management für IT-Organisationen“ von David J. Anderson

https://www.amazon.de/Kanban-Evolution%C3%A4res-Change-Management-Organisationen/dp/3898647307

Marie Sieber 28.05.2020 allgemein